Les nouvelles réglementations sanitaires ont poussées les acteurs du milieu de l’événementiel à se réinventer. Après plusieurs semaines confinés, qui ont provoqué l’émergence de nouveaux formats 100 % digitaux, le retour progressif à un semblant de vie normale nécessite une adaptation des meetings, réunions et séminaires. Pour permettre à la fois de recréer un lien social et physique tout en respectant les distances de sécurité.
L’équipe Keeze vous propose aujourd’hui de découvrir comment le phygital, grande tendance découlant du e-commerce, a inspiré la création d’événements 100 % digitaux.
Le Phygital : allier monde physique et digital, évolution du retail
Le phygital existe depuis plusieurs années dans le retail. Il consiste à créer une synergie entre univers physique, notamment les boutiques, et univers virtuel, les e-shop. L’idée principale réside dans le fait de tirer le meilleur des deux aspects, afin de proposer aux clients une expérience simplifiée et personnalisée.
Dans le commerce comme dans le B to B, la notion d’expérience client a toujours été primordiale et essentielle. La crise traversée en début d’année 2020 fait naître la nécessité d’inclure l’aspect digital aux réunions et séminaires que nous organisons. Que ce soit en 100 % en ligne ou au travers d’événements hybrides, les mutations des modes de réunions et séminaires sont nombreux. Elles gardent toujours le même point au centre de leur attention : une réelle expérience à vivre pour les participants.
La crise du COVID 19 a vu l’émergence de nouveaux modes de travail. Le télétravail s’est démocratisé et les relations entre collègues se sont réinventées. Poussant les acteurs du marché de l’événementiel à se réinventer. Si le 100 % digital, sous des formats comme les webinars, a été un véritable succès pendant le confinement. Il convient à présent d’envisager de nouvelles formes d’événements. Mêlant physique et digital pour développer une expérience d’autant plus prenante et marquante.
Les webinars : des conférences en ligne accessible à tous
Réalisées à des fins internes, les webinars sont des conférences en ligne (réunion, formation, discussion). Mais sont aussi, et surtout, destinées à des publics externes à une entreprise. En privilégiant le partage et l’instantanéité, les webinars permettent pour les apprenants de suivre la visioconférence. Mais aussi d’interagir voire d’accéder grâce au partage d’écran, à des powerpoints diffusés par l’orateur.
Si il a toutes les caractéristiques de la conférence traditionnelle, le webinar a l’avantage de pouvoir réunir des profils différents. En effet peu importe leur localisation géographique, il permet de toucher une audience plus grande.
L’intervention d’experts se fait souvent face à un public de professionnels d’un secteur ou d’un métier en particulier. Il permet de bénéficier sur un temps donné, souvent 1h, d’une expertise particulière concernant un sujet précis. Plus adaptable aux problématiques d’entreprises, le confinement a vu l’émergence de conférences en ligne abordant des sujets divers et variés. Dans le but notamment de répondre aux mutations des habitudes de travail.
Le webinar rassemble et permet un échange. Également il à l’avantage de pouvoir être enregistré et rediffusé.
Les longues semaines de télétravail ou de conférence en ligne ont marqué le paysage du secteur événementiel. Les règles sanitaires en vigueur poussent à innover et envisager la création d’événements hybrides pour continuer à se réunir.
Les événements hybrides : s’adapter à la crise tout en continuant de réunir
Les événements hybrides font désormais partie intégrante du paysage du secteur événementiel. Conférence, formations, festivals, réunions et séminaires. Le phygital s’adapte a tout type d’évènement. Dans le but de garantir la sécurité des participants face à la Covid-19. Mais tout en profitant des avantages que peuvent apporter des rencontres en réel.
Evenement.com évoque notamment les grandes lignes directrices qui permettent de faire de son événement hybride un réel succès. Joe Panepinto, vice-président directeur et chef de la stratégie de Jack Morton Worldwide décompose le plan d’action autour de 3 mots d’ordre :
– Recentrer :
Que ce soit sur le public ou les objectifs. Le phygital vous permet d’accueillir virtuellement de nouvelles cibles qui, jusqu’à présent, étaient contraintes notamment géographiquement.
– Réimaginer :
Tout événement a pour coeur de faire vivre une expérience à ses participants. L’arrivée des techniques digitales dans l’événementiel est un des meilleurs moyens de repenser cette expérience. En l’inscrivant dans le temps et sur la durée par exemple
– Réaligner :
Face aux mutations des modes de travail. Il est aussi ici l’occasion de faire le point sur les compétences de votre équipe de production pour vous adapter aux différents changements
De son côté, Amaia Stecker, associée directrice chez Pilar & Co. Elle met l’accent sur un élément essentiel de l’événement hybride : maintenir l’engagement du public en direct mais aussi en virtuel afin de créer une symbiose entre les deux écosystèmes.
“ L’idée est que les participants aient une expérience similaire, et non de créer des citoyens de première et de seconde classe. “
Face au COVID-19, les événements hybrides sont une véritable alternative pour continuer de proposer des événements créatifs, innovants. Et de tirer tous les bénéfices que peut apporter le digital pour compléter le présentiel.
– Quand organiser un événement hybride ?
Outre la portée impressionnante que peuvent prendre vos événements. La disparition des limites physiques grâce à la technologie permettra d’atteindre une cible plus large voir même mondiale. Le rapport qualité prix sera également amélioré. En effet, au lieu de traverser pays et villes, ce format d’événement vous permettra d’accueillir une audience plus large.
Kick off, lancement de produit, salon, soirée, événement externe, le format hybride peut convenir à une multitude d’évènements. Si vous souhaitez présenter et créer une interaction avec une audience. Soyez sûr que votre événement peut devenir un événement hybride.
– Quelles sont les principes clés de l’événement hybride ?
L’élément principal dans le développement des événements hybrides est sans aucun doute l’accès et la stabilité du réseau internet. Que ce soit sur son téléphone ou son ordinateur, la multiplication des supports vous obligera également à choisir une plateforme fiable pour streamer l’événement.
Attention également, si la location et l’aménagement de l’espace peuvent faire l’objet d’économie budgétaire. L’équipement, que ça soit les caméras, le wifi ou bien même le personnel technique compétent nécessite un certain investissement.
Dans un article de déplacementspros.com, Julie Cabrera, Corporate Event Manager chez Philips, rappelle également : « Il faut prévoir une vraie mise en scène, du contenu conçu par quelques-uns pour l’ensemble, avec la volonté de créer une expérience pour les participants »
En effet, contrairement aux réunions et séminaires sur Zoom ou Teams que nous connaissons. Il faut ici créer un véritable environnement mais aussi du contenu pour intéresser son audience.
Plusieurs points de vigilances sont mis en avant dans cet article, en plus des contraintes techniques déjà évoquées :
– La durée et le format de l’événement :
En effet il est impossible pour un participant de rester connecté des heures entières à son ordinateur. Contrairement aux réunions et séminaires qui peuvent durer une journée entière, il faudra revoir votre format
– Les pauses “mentales” :
Pendant une intervention d’une heure, il est nécessaire de prévoir des pauses “mentales”. En partageant un questionnaire, un jeu ou une petite activité. Cela vous permettra non seulement de capter l’attention de votre audience sur la durée. Mais aussi de vous assurer une certaine interactivité.
Vous l’aurez compris, l’événement hybride suit les mutations de notre manière de travailler et de nous réunir. La période de confinement qui nous a imposé le 100 % digital étant terminée. L’envie de se réunir et de partager poussent l’ensemble du secteur événementiel à faire preuve de créativité et d’innovation pour placer l’humain au centre des rencontres tout en continuant à respecter les règles sanitaires en vigueur.
Keeze : les lieux parfaits pour vos événements hybrides
Entièrement privatisés pour votre entreprise et votre événement, nos espaces sont modulables et s’adapteront à chacun de vos projets. Que ce soit les terrasses de nos salles rue d’Artois et rue de Monceau ou le patio privatif d’Opéra Lafayette. Selon l’espace que vous choisirez, vous bénéficierez d’un espace extérieur entièrement dédié selon l’espace que vous choisirez.
Privatif, choisir un espace Keeze c’est avoir la garantie du respect des mesures sanitaires actuelles. Notre équipe travaille au quotidien pour respecté un protocole sanitaire stric. De plus, nous vous accompagnerons sur chacun de vos projets afin de réaliser avec vous l’événement parfait !
Nos espaces sont équipés d’une connexion WIFI stable et performante pour que vous puissiez streamer ou organiser des confcalls en toute tranquillité ! Le matériel informatique, écran de projection ou rétroprojecteur, est simple d’utilisation afin d’éloigner au maximum les potentielles contraintes informatiques. Nous sommes également équipés d’une solution pour visioconférence qui vous permettra de joindre n’importe quel participant à distance. Notre équipe étant habituée, nous pourrons sans problème vous aider à votre arrivée et durant la journée pour garantir le succès de votre événement hybride. La scénographie de nos espaces pourra aussi totalement correspondre à vos besoins de cadre original pour un webinar ou une émission en direct !
L’espace Champs Elysées l’Atelier vous permettra de streamer votre réunion dans un cadre calme au design moderne directement inspiré du travail d’Yves Klein, alors que l’espace Keeze Champs Elysées le Toit vous permettra d’accueillir jusqu’à 18 personnes et est équipé d’un écran parfait pour les visioconférences. Les deux terrasses du Toit, dont une donnant sur un jardin calme et silencieux, sont aussi parfaites pour imaginer des cadres pour interviews ou webinars hors du commun !
Nous savons également que le télétravail est devenu monnaie courante et que, au delà des traditionnels comités de direction ou des workshops, il vous est devenu essentiel de trouver un endroit privatif pour réunir vos équipes le temps d’une journée d’échange ou de travail dans un cocon fédérateur de bonnes ondes. C’est pourquoi, nous avons travaillé nos espaces afin de pouvoir correspondre à cette nouvelle demande de bureaux en location journalière !
Avec leurs cuisines séparées de la salle principale de travail, les espaces Saint Lazare et Opera Lafayette sont parfaits pour accueillir vos équipes dans un cadre informel et privatif. Équipé d’un petit salon, le Keeze Saint-Lazare qui sera parfait pour organiser vos calls ou vos points individuels pendant votre journée de travail. Du côté de Opera Lafayette vous apprécierez l’informalité des lieux qui se prêtent tout particulièrement au partage et à la cohésion d’équipe.
Enfin, avec la reprise annoncée des événements plus traditionnels, les espaces Trocadéro, Champs Elysées la Volière ou encore Champs Elysées la Galerie, seront tout à fait adaptés pour se réunir tout en se préservant et en respectant les règles de distanciations physiques. Avec une jauge allant jusqu’à 40 personnes, ces espaces vous permettront d’organiser tous vos événements B2B et leur grande modularité les rendent parfaits pour des événements en 100 % physique ou hybrides !
Réinventer les réunions et séminaires
Les événements hybrides constituent sans doute l’avenir de votre projet événementiel. C’est surtout l’engagement de votre audience qui est visé par ces mutations outre le coût ou le temps à consacrer à l’organisation de l’événement. De plus, n’oublions pas que la manifestation hybride peut être une forme d’engagement en faveur de l’environnement. En effet, la consommation d’énergie liée aux flux des participants est revue à la baisse grâce à la restriction des déplacements.
Chez Keeze, nous avons à coeur de vous suivre dans vos projets ! Adaptabilité, modularité, flexibilité, des espaces ou des équipes, nous croyons que chacun de vos événements pourra créer du lien et qu’il est essentiel de placer l’humain au coeur de toutes les attentions que ce soit pour gagner en productivité ou pour conquérir vos cibles.
