Mettre en place une réunion de travail nécessite quelques conseils et de la préparation pour en faire un rendez-vous efficace entre les collaborateurs. En effet, il est important de réunir toutes les conditions pour optimiser la concentration des équipes et rendre ce moment agréable pour les participants. Alors, quelles sont les choses à faire en amont ? À quoi faut-il penser pour bien préparer ce rendez-vous au sein d’une entreprise ? Et quelles sont les choses à éviter ?
Faire le point sur l’objectif de la réunion
Pour faire les bons choix lors de l’organisation d’un événement professionnel, il est important de faire le point sur les objectifs de celui-ci. En effet, une réunion de travail peut être faite pour plusieurs raisons :
- Présenter un nouveau projet à des collaborateurs
- Expliquer de nouvelles directives
- Motiver ses équipes
- Trouver de nouvelles idées
- Etc.
L’objectif permet de connaître l’ambiance générale à donner lors de ce rendez-vous. S’il s’agit de présenter un nouveau projet, l’ambiance peut être plus décontractée et moins formelle que s’il faut remotiver ses équipes suite à des résultats en baisse. Vous pourrez également prévoir un Ice-Breaker ou bien organiser un déjeuner pour créer des moments marquants qui viendront rythmer votre réunion.
Connaître le nombre de participants
Pour trouver le lieu de réunion adapté, il faut aussi connaître le nombre de participants. En effet, l’espace dédié au rendez-vous professionnel s’adapte en fonction des personnes présentes. Il faut alors faire le point avant de choisir sa salle sur le nombre de participants présents.
Si vous faites le choix de louer une salle de réunion de travail, il est intéressant de louer un espace qui permet d’accueillir entre 10 à 20 personnes, par exemple. De cette façon, vous avez une marge de manœuvre au cas où des personnes s’ajoutent ou bien, au contraire, se désistent au dernier moment.
Trouver un lieu de réunion de travail adapté
Après avoir fixé les objectifs de votre événement professionnel et l’ambiance générale à donner, il est important de trouver un lieu adapté. En effet, si vous n’avez pas la place de réunir toute votre équipe au sein des locaux, il est alors nécessaire de choisir une salle de réunion à l’extérieur.
Ce choix peut avoir des effets positifs sur les participants. Se retrouver lors d’un off-site permet souvent aux esprits de se montrer plus curieux, plus ouvert à la discussion et à l’échange. Vous pouvez alors choisir un établissement spécialisé dans la location de salle de réunion professionnelle. Ils vous accompagneront dans l’optimisation du déroulé de votre événement. Il faut alors penser à sélectionner des jours et des plages horaires pour réserver la salle au bon moment !
En fonction des objectifs de la réunion, il est possible de choisir un lieu de regroupement public. Certaines entreprises apprécient particulièrement faire leur réunion de travail à l’extérieur, en plein air. Cela peut avoir pour effet de faire tomber les barrières hiérarchiques entre les participants. Ils peuvent aussi plus facilement échanger autour de différentes idées.
Dans d’autres cas, il est utile de se rendre dans un bar ou dans un café cosy pour animer sa prochaine réunion professionnelle. Ici encore, l’idée est de changer de cadre pour discuter de façon moins formelle. Cela peut avoir aussi pour effet de booster la créativité des employés. Cependant, pour trouver le cadre de travail idéal, il faut avant tout comprendre les enjeux de chaque réunion.
Une fois les objectifs fixés et le lieu choisi, il conviendra de faire attention à l’équipement qui vous permettra de faire de votre réunion un succès !
Rassembler les équipements indispensables à la réunion professionnelle
Que la réunion soit faite à l’extérieur de vos bureaux ou sur place, il est indispensable de faire le point sur les équipements à avoir. Ces détails permettront aux participants d’avoir le matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions.
La plupart du temps, il faut à minima toujours avoir accès au sein de la réunion de travail à :
- Une connexion Wifi,
- Une ligne téléphonique,
- Une prise électrique pour brancher ses appareils numériques (ordinateur, téléphone)
- Un vidéoprojecteur
- Un paperboard
Si vous faites le choix de faire la réunion à l’extérieur de vos bureaux, il faut vérifier que la location sélectionnée propose ce genre d’équipement. Aujourd’hui, il est fréquent de trouver des locations de salle de réunion avec ce genre d’équipement inclus dans le tarif. De cette façon, l’organisateur de la réunion et les participants arrivent sur place uniquement avec leur matériel. Tout le reste est directement installé dans la salle de réunion. Cela permet à l’organisateur de se décharger de toute la partie logistique et matérielle lors de la préparation de la réunion de travail professionnelle.
Pour faciliter vos échanges, sachez qu’il existe également des outils qui peuvent améliorer votre productivité comme Klaxoon ! Si vous avez également une partie de votre équipe en distanciel, intéressez-vous aux offres packagées qui se sont multipliées ; de la visioconférence au studio télé, tout est possible !
Les conseils sont encore nombreux ! Si vous souhaitez en savoir plus sur l’organisation de votre réunion, n’hésitez pas à lire nos conseils sur l’organisation de vos réunions et workshops !
