Le rôle de l’Office Manager est souvent comparé à celui d’une pièce maîtresse dans un jeu d’échecs. Il est celui qui fait le lien entre toutes les autres pièces, qui permet au jeu de se dérouler sans accroc, qui maintient la vitesse de croisière pour faire vivre votre entreprise au quotidien.
En d’autres termes, un Office Manager est la clé de voûte de la vie quotidienne de vos équipes et collègues. On le compare souvent (et les deux rôles sont complémentaires) au Happiness Manager.
L’Office Manager : clé de voûte du quotidien de votre entreprise
Traditionnellement, le rôle de l’Office Manager est de coordonner et de gérer les opérations quotidiennes d’un bureau. Cela peut comprendre des tâches aussi diverses que la gestion du personnel, la planification et la mise en œuvre de procédures, la coordination de rendez-vous et de réunions, ou encore l’achat de fournitures de bureau.
Cependant, avec l’évolution rapide des entreprises modernes, la portée de ce rôle s’est considérablement élargie. Aujourd’hui, un Office Manager est souvent chargé de missions telles que la gestion de projets, le développement et la mise en œuvre de stratégies organisationnelles, la gestion des finances, et bien plus encore.
Un rôle central
Traditionnellement, le rôle de l’Office Manager est de coordonner et de gérer les opérations quotidiennes d’un bureau. Cela peut comprendre des tâches aussi diverses que la gestion du personnel, la planification et la mise en œuvre de procédures, la coordination de rendez-vous et de réunions, ou encore l’achat de fournitures de bureau.
Cependant, avec l’évolution rapide des entreprises modernes, la portée de ce rôle s’est considérablement élargie. Aujourd’hui, un Office Manager est souvent chargé de missions telles que la gestion de projets, le développement et la mise en œuvre de stratégies organisationnelles, la gestion des finances, et bien plus encore.
On ajoute à cela la mission souvent, pour les structures les plus modestes, de gérer les événements en interne. Cela peut passer de la réservation de salles de séminaires, de réunion jusqu’à l’appel à des prestataires externes pour la bonne tenue des soirées cocktail (nous avons d’ailleurs un petit faible pour cette dernière catégorie).
L’impact sur l’environnement de travail
Et oui! L’Office Manager ne se contente pas de faire tourner les rouages administratifs de l’entreprise. Son rôle est plus profond et plus vaste. Il influence l’ambiance de travail, contribue à la culture de l’entreprise et joue un rôle crucial dans le bien-être des employés.
Un bon Office Manager comprend que le bien-être des employés est essentiel à la productivité. Il est capable d’identifier les besoins des employés et de mettre en place des initiatives pour y répondre. Cela peut aller de la gestion des conflits à l’organisation d’événements d’équipe en passant par la mise en place d’initiatives de bien-être en milieu de travail.
Les défis que votre Office Manager saura relever
Le rôle comporte son lot de défis impliquant de pouvoir surmonter des obstacles aussi pratiques que théoriques.
La charge de travail peut être importante, et l’équilibre entre les tâches urgentes et importantes peut être difficile à maintenir. De plus, gérer les attentes de différentes parties prenantes au sein de l’entreprise peut être un défi.
Un excellent Office Manager saura néanmoins relever ces défis avec aplomb et efficacité. Ceux-ci sont capables de prioriser efficacement leur travail, de déléguer lorsque c’est nécessaire, et de communiquer clairement et efficacement avec toutes les parties prenantes.
Dix critères pour choisir l’Office Manager parfait
Choisir le bon Office Manager pour votre entreprise peut être une tâche ardue, mais c’est une étape cruciale qui peut avoir un impact significatif sur la productivité et l’efficacité de votre équipe. Voici dix critères à prendre en compte lors de votre processus de sélection :
- Expérience et compétences techniques : un Office Manager compétent devrait avoir une expérience significative de la gestion de bureau et une solide compréhension des logiciels et des outils de bureau couramment utilisés.
- Compétences en gestion de projet : l’aptitude à gérer efficacement plusieurs projets à la fois est essentielle pour un Office Manager.
- Compétences en communication : Il doit être capable de communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux de l’organisation.
- Leadership : Il doit être capable de prendre des décisions, de déléguer des tâches et de motiver les membres de l’équipe.
- Sens de l’organisation : la capacité à maintenir un environnement de travail organisé et à gérer efficacement le temps est essentielle pour un Office Manager.
- Adaptabilité : Il doit être capable de s’adapter rapidement à l’évolution des priorités et des exigences.
- Compétences en résolution de problèmes : un Office Manager doit être capable d’identifier et de résoudre les problèmes de manière proactive.
- Attitude positive : un Office Manager doit pouvoir maintenir une attitude positive, même dans les situations stressantes.
- Discrétion et fiabilité : Un Office Manager doit être digne de confiance et capable de gérer des informations sensibles avec discrétion.
- Compétences en gestion des ressources humaines : un Office Manager doit être capable de gérer efficacement les ressources humaines, notamment en matière de recrutement, de formation et de gestion des conflits.
L’importance des soft skills dans le choix de l’office manager
Recruter le bon Office Manager peut prendre du temps et nécessite une réflexion approfondie, mais l’effort en vaut la peine. Un Office Manager compétent et efficace peut transformer l’environnement de travail, augmenter la productivité et l’efficacité, et améliorer le moral de l’équipe.
En fin de compte, le choix d’un Office Manager ne doit pas être pris à la légère. L’Office Manager parfait sera celui qui comprendra et partagera vos valeurs. On abordera à terme les 5 entreprises à la culture la plus innovante en France, sujet sur lequel nous avons écrit il y a peu.
Pourquoi l’Office Manager est-il finalement si important ?
Recruter le bon Office Manager peut prendre du temps et nécessite une réflexion approfondie, mais l’effort en vaut la peine. Un Office Manager compétent et efficace peut transformer l’environnement de travail, augmenter la productivité et l’efficacité de vos équipes, et améliorer son moral.
En fin de compte, l’Office Manager est essentiel à l’efficacité d’une entreprise. Ils contribuent à la productivité de l’entreprise en garantissant que les opérations quotidiennes se déroulent sans accroc.
Ils contribuent au bien-être des employés en créant un environnement de travail positif tout comme à la rentabilité de l’entreprise en optimisant les processus et en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière efficace.
En choisissant le bon Office Manager, vous faites un investissement dans le futur de votre entreprise. Le choix du bon candidat, celui qui peut non seulement gérer les exigences actuelles du rôle mais aussi s’adapter à son évolution, peut faire une différence significative pour votre entreprise.
Il est donc crucial de prendre le temps de le choisir. Les critères énumérés ci-dessus peuvent aider à guider ce choix, mais chaque entreprise aura ses propres besoins spécifiques.
En fin de compte, l’Office Manager idéal est celui qui peut s’adapter à l’environnement de votre entreprise et à sa culture. Des HQ les plus extravagants aux bureaux parisiens classiques, l’Office Manager détient les clés de la culture de la boîte.
