Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ?
La vie d’entreprise doit être rythmée par des événements marquants, permettant d’apporter une dynamique saine et positive au travail. Le séminaire d’entreprise est un parfait outil pour marquer les esprits et booster les équipes !
Mais comment organiser un événement d’entreprise qui permette de casser la routine tout en répondant à des critères organisationnels stricts ?
Voici les conseils de notre partenaire SnapEvent, expert en organisation de séminaire d’entreprise.
Définissez clairement les objectifs de votre séminaire d’entreprise
Comme dans tout projet, il est primordial de savoir dans quelle direction aller. Poser donc le cadre de votre événement et définissez vos objectifs :
- Véhiculer les valeurs de l’entreprise
- Motiver les équipes
- Présenter de nouveaux projets
- Favoriser la cohésion d’équipe
Une fois que vous aurez répondu à cette première question, vous serez alors à même de définir la forme de votre événement : réunion de travail, séminaire, convention…
Construisez un cahier des charges précis
Un grand nombre de petits détails vont avoir un gros impact sur l’organisation de votre séminaire d’entreprise mais aussi sur le budget que vous souhaitez allouer.
Votre cahier des charges va essentiellement reposer sur la définition de ces 4 points majeurs :
- Le nombre de participants : déterminant pour les délais, le choix du lieu, le transport et aussi le budget.
- Séminaire Résidentiel ou pas : conditionnera l’aspect géographique : en ville ou alors plus excentré.
- La date de l’événement : avec une vigilance particulière aux délais, aux vacances scolaires et au calendrier des congrès.
- Le standing de l’événement : selon le public cible et le budget.
Le lieu, visage de votre événement
Le choix du lieu est évidemment déterminant pour la réussite de votre séminaire d’entreprise. Il favorise le sentiment de privilège ressenti par l’équipe qui profite d’un cadre de travail différent et original. Mais il n’est pas toujours facile de combiner lieu atypique et contraintes logistiques.
La localisation est l’élément le plus important pour la sélection d’un lieu (juste après sa disponibilité !). Si le séminaire ne se déroule que sur une journée, alors l’espace choisi devra être le plus central possible, en tenant compte d’une distance moyenne le séparant du groupe cible.
Si le séminaire est résidentiel, alors il faudra s’assurer de l’accessibilité du lieu : aéroport, gare, parking, … Tous les moyens de transport doivent être passés au peigne fin !
Enfin, les lieux atypiques permettent toujours de vous faire sortir du lot et de rendre votre événement encore plus mémorable.
Bien manger : une clef du succès !
Pensez au confort des participants. Le cœur de vos invités passe par… leur estomac ! Le choix du prestataire qui assurera vos pauses cafés et repas est crucial. Rappelez-vous que l’arrivée des plats saura toujours mettre les convives de bonne humeur.
Globalement, soyez attentif aux inspirations culinaires du chef que vous choisissez. Pensez “créativité” et “diversité” : à la fois dans les mets proposés ou dans la présentation.
Respectez aussi certaines règles infaillibles :
- Il vaut mieux trop que pas assez
- La prestation doit être adaptée au style de l’événement (raffiné, cool, international etc)
- Privilégier les produits frais et de saison
- Prévoir les allergies alimentaires et régimes spéciaux (végétariens, vegan, sans gluten etc)
- N’oubliez pas le service. La manière dont vos invités seront servis compte autant que le contenu de leur assiette
Derniers trucs et astuces pour une séminaire d’entreprise inoubliable
Et parce que nous souhaitons mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques derniers conseils avant de vous lancer :
- Anticipez ce qui peut ne pas marcher
- Faites valider votre cahier des charges par le donneur d’ordre
- Facilitez la vie des participants
- Prévoyez des surprises
- Le jour J commence… la veille !
Si besoin, n’hésitez pas à vous faire aider par des professionnels de l’événementiel qui vous permettront d’aborder l’organisation de votre événement de manière plus sereine.
