Le déjeuner est aujourd’hui très prisé par les entreprises pour organiser leurs évènements. Si celui-ci est bien organisé, ce peut être un bon moyen de lancer un nouveau produit ou concept. C’est également un bon moyen de remercier ses collaborateurs ou ses clients. Ou bien encore leur souhaiter une belle rentrée tout en exposant les objectifs de l’année. Les occasions sont donc nombreuses pour organiser un cocktail déjeunatoire.
Organiser un cocktail d’entreprise peut sembler relativement facile au premier abord mais cela nécessite une préparation et une attention aux détails minutieuses. Votre évènement doit être porteur de sens et en phase avec l’image de l’entreprise et le message que vous souhaitez transmettre. Un déjeuner est l’occasion de transmettre un message positif à vos partenaires de façon conviviale. Un événement réussi marquera les esprits et consolidera l’image de marque de la société.
L’organisation
Planifiez une date qui tombe sur un jour en semaine. Un événement professionnel ne s’improvise pas. Organiser un cocktail déjeunatoire réussi demande d’établir une liste d’invités afin de prévoir la suite des événements. Vous pouvez envoyer un peu plus d’invitations que le nombre d’invités fixé, car, généralement, une partie des personnes invitées ne se déplacent pas. D’autre part, assurez-vous qu’il n’y ai pas d’autres événements majeurs ce jour-là.
Une fois que vous avez le nombre d’invités, il faut réserver rapidement le lieu de réception. Pour impressionner vos convives et leur donner une image positive, surprenez-les en choisissant un lieu atypique. La capacité d’accueil est un élément important à prendre en compte dans le choix du lieu de réception pour le confort des personnes présentes et pour le bon déroulement du déjeuner. La salle de réception doit être cohérent avec votre image d’entreprise et avec l’objectif de l’événement. Choisissez un lieu atypique afin de marquer les esprits de vos invités et de garder une image positive à leurs yeux.
Avant toute chose, pour choisir le lieu de votre événement, vérifiez si il est équipé de dispositifs techniques tels qu’un vidéoprojecteur ou un système de sonorisation indispensable pour un événement professionnel.
Définir le bon déjeuner
L’organisation d’un déjeuner d’entreprise peut se faire de multiples façons. Selon le temps que vous souhaitez dédier à cette pause, le nombre et la disponibilité de chacun, l’ambiance que souhaitez imprimer à l’événement et votre budget. Organiser un événement de cette envergure nécessite beaucoup de préparation. En commençant par le choix de l’espace événementiel à celui du traiteur en passant par la sélection des invités. Le choix du déjeuner que vous souhaitez est également important. Le choix du cocktail se fera en fonction du moment de la journée, mais aussi en fonction de l’événement.
On distingue trois types de cocktails :
- Le cocktail apéritif qui est servi en milieu de matinée ou fin d’après-midi ; la durée du cocktail apéritif n’excède pas 1h30. Il convient parfaitement pour les événements informels tels que l’afterwork ou le speed meeting.
- Le cocktail déjeunatoire qui est servi entre midi et deux
- Le cocktail dînatoire remplace le dîner et qui est servis entre 18h et 20h.
Tout doit être minutieusement étudié pour que la rencontre soit à la fois agréable et fructueuse. Pour réussir votre cocktail d’entreprise, il vaut mieux faire appel à des spécialistes qui vont pouvoir gérer chaque aspect de l’organisation et du déroulement de l’événement. Vous pouvez aussi passer par le traiteur du lieu qui vous est proposé, certains sont très bons et vous n’avez pas besoin de stresser sur l’organisation, tout est fait au mieux pour que vous passiez un bel évènement tout en étant décontracté.
Animer votre déjeuner
Le plus important est que vos collaborateurs ou vos invités se sentent à l’aise. L’ambiance globale déterminera le succès de votre évènement.
Laissez un souvenir marquant à vos invités en présentant une courte conférence ou un discours. Ce moment fort de la soirée permet de rappeler à l’ensemble des convives l’objectif de cet événement. Vous pouvez mettre en place des ice breakers, en utilisant des accessoires en prévoyant des animations qui feront que vos convives pourront commencer à échanger entre eux. Mais n’oubliez pas que cet événement est aussi un moment de business. Le rythme doit être réfléchi en amont. Oubliez les présentations de 1 heure qui endorment tout le monde et optez plutôt pour une petite présentation de 10 minutes suivi d’un discours de remerciement des clients de 5 minutes. Un déjeuner doit être synonyme de partage et de bonne humeur.
Si vous souhaitez plus de conseils, lisez cet article de La Tribu des Experts.
