Eric Schmidt, PDG de Google durant 17 ans, a révélé quelles sont les neuf règles à respecter pour avoir une utilisation optimale et plus limpide de sa boite mail. Depuis l’arrivée aux commandes d’Eric Schmidt en août 2001, Google a bien changé. Le moteur de recherche s’est largement imposé dans le monde entier, prenant dans certains pays une place ultra dominante, comme en France où il détient plus de 90% de part de marché. Sa domination dans la recherche, il l’a étendue à la recherche de photos, d’articles d’actualité, et même maintenant de livres numériques. En capitalisant sur son incroyable base d’utilisateurs, il s’est également imposé comme l’acteur incontournable de la publicité dans les moteurs de recherche, sous la forme de liens sponsorisés. Ainsi de part de son expérience, il expose les conseils suivants :
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Répondre rapidement
L’idée de répondre rapidement se retrouve beaucoup dans la culture américaine. L’idée est de ne pas laisser son interlocuteur en suspens. Il faut prendre acte de la demande du contributeur, et donc, lui faire comprendre que son message a été entendu. C’est un moyen d’acter qu’une réponse sera envoyée le plus rapidement afin de garder le lien. En effet, il ne faut pas laisser les gens dans l’expectative.
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Nettoyez constamment votre boite de réception
C’est ce qu’on appelle la théorie du « zéro inbox ». Il ne faut pas laisser traîner certains messages. On applique une gestion rigoureuse des messages pour pouvoir être le plus clair possible sur les gens qui nous ont contactés et qui méritent des réponses. C’est quelque chose qui se répand de plus en plus. Cette théorie est partie des starts-up, aujourd’hui, les grands groupes les adoptent de plus en plus.
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Traitez vos derniers mails reçus en premier
Le LIFO (last-in-first-out) est important. C’est l’équivalant de traiter ses mails au « fil de l’eau ». Certains mails sont peu importants. Il est donc possible de les lire très rapidement et y répondre de manière succincte en quelques secondes seulement. Cela peut permettre de traiter les mails arrivés en dernier dont on se rappelle le plus de manière efficace. Si le mail en question est très important, la personne réécrira de nouveau.
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Chaque mot compte. Le verbiage est inutile
Chaque mot est important, c’est l’un des points essentiels des mails. La meilleure traduction pour le terme prose est le « verbiage ». La population est de plus en plus sur son smartphone et dans la rapidité. Il faut donc être clair et direct pour n’utiliser ni adverbes, ni qualificatifs inutiles, et encore moins des interjections. En étant rapide on va directement au coeur du message pour faciliter une lecture rapide et permettre une réponse rapide. On peut faire un lien avec Twitter par exemple, ou l’on dispose de 140 signes pour délivrer son message.
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Souvenez-vous, vous faites le tri, la jonction entre deux interlocuteurs
Ici, on peut rapprocher la notion employée de « route » par la métaphore de la gare de triage. C’est à dire que des trains arrivent et sont redirigés sur une autre destination. Pour les mails, il s’agit d’informations que vous pouvez recevoir et que vous devez transmettre et ne pas les stocker. Il faut pouvoir partager des informations utiles à son réseau.
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Quand vous utilisez les copies-cachées, demandez-vous pourquoi vous le faites
Evitez à tous prix les copies-cachées. Elles vont à l’encontre du principe de transparence. Cela veut dire que l’on veut cacher certaines choses pour que des personnes ne soient pas au courant. Ce la n’a pas d’intérêts. Si on met des interlocuteurs en copie, c’est parce que l’on veut que ces personnes soient informées, ou qu’elles aient une action. Le contraire est contre productif. L’un des rares cas où l’on peut utiliser la copie-caché, c’est lorsque que l’ont fait des messages groupés.
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Ne hurlez pas
L’usage des majuscules montre un changement de voix. Ce n’est pas nécessaire. Dans un mail, il faut respecter l’étiquette de langage. Pour faire passer un message, il vaut mieux le mettre en gras ou souligné.
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Indiquez des indicateurs de suivi
Ce conseil veut dire la chose suivante, mettez bien des indicateurs de suivi comme par exemple, « attention, c’est urgent » ou « nécessite une réponse » ou encore, « important ». Cela donne des indications dans l’objet du mail sur la réponse à apporter, le tout sans tomber dans les indications plus banales comme « attention très très urgent ! » Cela facilite la lecture et la réponse à apporter ; Quel est le degré d’urgence, quelle est la réponse la plus adaptée et attendue.
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L’usage du mail comme espace de stockage
Il faut mettre des mots qui permettent de faciliter la recherche des mails. Sans aller jusqu’à mettre des copies de passeport, il s’agit plutôt de document avec des mots clés que l’on pourra retrouver plus tard.
Keeze applique régulièrement ces règles afin de répondre au mieux et au plus vite à toutes vos demandes d’évènements.
Pour continuer sur le sujet, retrouver sur cet article de l’Express, des conseils pour éviter de faire des erreurs sur vos mails.
