Depuis plus de trente ans nous préparons nos réunions, nos présentations, nos conférences, nos projets grâce à au programme Powerpoint.
C’est un outil aujourd’hui incontournable pour présenter du contenu multimédia de manière animée sous forme de diaporama.
Tout le monde l’a au moins utilisé une fois pour présenter un dossier devant un auditoire ou pour assister à une réunion ou à la présentation d’un projet.
Le Powerpoint un assistant de choc
Avec Powerpoint, je prépare ma réunion, la présentation de mon dernier projet pour les présenter de manière claire et concise, en salle de réunion mais aussi à distance, en visioconférence ou via une réunion skype entreprise.
Le logiciel est accessible à tous, tant au niveau professionnel que personnel ou scolaire.
Pour certains, il faudra un peu de temps, voire une formation pour se l’approprier. Et pour d’autres ce sera un jeu que de l’utiliser, d’autant que ce document en jette!
En effet, voici quelques avantages de la présentation Powerpoint:
– La présentation graphique, si elle est linéaire et bien choisie, va capter l’attention.
– Il permet de présenter en quelques slides les grandes lignes de votre discours. Les informations collectées doivent être minutieusement sélectionnées et organisées.
– Il sert de canevas à votre présentation orale et vous évite de trop vous disperser. Ou d’oublier un point essentiel: quelques mots par diapos suffisent.
– Il peut être présenté de manière ludique, mais il se doit d’être synthétique et facilement lisible afin de capter le public.
– Un autre intérêt du Powerpoint, c’est de pouvoir le transmettre et le partager par mail ou par téléchargement aux personnes souhaitées
– Bien préparé et répété, c’est un outil professionnel de choix. Il aide à animer efficacement une réunion dans un temps imparti respecté
Il faut également penser à le tester le visuel du document afin d’en vérifier sa lisibilité visuelle.
Sinon, au contraire, ce pourrait être un flop et votre présentation n’aurait plus le même impact.
….ou mon ennemi numéro 1
Faire un powerpoint demande beaucoup de temps en matière de conception, alors le résultat a tout intérêt à être concluant.
Il nécessite d’être clair et concis, alors autant bien maîtriser le sujet au préalable.
Et attention aussi à pas trop entrer dans les détails afin de tenir mon public en haleine et de capter son attention du début à la fin. C’est un support de présentation, pas un dossier en lui-même, rappelons-le!
Le danger de la présentation via Powerpoint, c’est d’en écrire trop, ce qui a pour conséquence:
– De ne plus rien avoir à dire d’intéressant et de faire une intervention ennuyeuse. Par exemple un monologue devant un auditoire plus occupé à lire qu’à écouter et à interagir
– D’avoir une typographie trop petite et donc illisible en voulant mettre le maximum de phrases ou d’infos sur chaque slide
– Se noyer dans la masse d’informations et d’être trop brouillon dans la présentation avec des idées exprimées en vrac avec de surcroit un document surchargé
– De ne pas conserver suffisamment d’arguments pour échanger, en ayant tout mis sur le support multimédia
– De ne pas capter l’attention de son auditoire, qui ne va faire que lire le support multimédia
– Noyer le document dans les chiffres, parlants certes, mais parfois trop évasif
– Ne pas s’approprier suffisamment le support, mal utiliser les outils d’annotation et se perdre dans son propre Powerpoint. C’est le comble mais c’est plus bien fréquent qu’on ne le pense
– Oublier de vérifier le bon fonctionnement de son ordinateur le jour J e éviter de reporter la réunion.t devoir pallier à une panne technique de dernière minute….sans support de secours pour
Pour être utile et efficace, le powerpoint doit être parfait, cohérent (au niveau du contenu et du graphisme) et être synthétique….dans le cas contraire, il ne mettra en avant ni le contenu souhaité, ni votre travail et votre auditoire ne fera cas de votre réunion.
Il ne laisse pas droit à l’erreur.
Et pourquoi pas une présentation sans Powerpoint?
Une alternative au Powerpoint est tout à fait possible si l’on ne maîtrise pas parfaitement cet outil ou que l’on préfère la communication traditionnelle, c’est le support papier: le paperboard.
Il peut être tout aussi convivial s’il est bien utilisé et bien préparé également.
Plus traditionnel ce mode de communication permet :
– Une présentation participative avec plus d’interactivité et d’échanges surtout si vous faites appel à votre public lors de sa rédaction…. ou pour en compléter certaines informations (schémas ou tableaux partiellement remplis)
– Une plus grande liberté dans son déroulement : la rédaction ou l’ajout d’informations peut en effet se faire à tout moment sur le paperboard.
– Une adaptabilité au public avec plus d’improvisation possible si je ne rédige pas tout à l’avance.
Quelques contraintes sur ce support afin de le rendre intéressant et convivial :
– Écrire lisiblement et de manière aérée
– Préparer succinctement quelques pages textes de votre paperboard afin de ne pas passer votre temps à rédiger lors de votre présentation. Mais également à ne pas tourner le dos à votre auditoire.
-Une astuce pourra être d’utiliser deux paperboards. Afin de ne pas avoir à passer d’une page à une autre constamment au fur et à mesure de l’ argumentation
– Ne pas écrire et parler en même temps
– Utiliser de la couleur et à bon escient, avec une charte de couleurs cohérente
– Insérer et alterner la présentation avec des schémas, dessins ou tableaux en plus du texte
– Suivre un fil conducteur pour arriver à la conclusion dans les délais impartis. Quitte à négliger quelques informations de moindre importance si nécessaire
– Et surtout connaître et maîtriser son sujet
Quelle que soit le support utilisé lors de votre réunion, l’important est avant tout de maîtriser son sujet et son outil de communication.
Mieux vaut bien parler et argumenter à partir d’un support papier que de s’illustrer passablement avec un support moderne. L’objectif étant de capter son auditoire et de faire passer une information ou un message.
Vous trouverez d’autres informations sur comment préparer son powerpoint sur cet article de Manager Go!
