Faire de son équipe une machine bien huilée et améliorer sa productivité tient souvent à une attitude et une méthode convenue et acceptée de tous. Afin d’augmenter cette cohésion, particulièrement dans un contexte de travail en remote. Certains outils de pilotage de projets s’adaptent à différents cas de figure et à diverses activités. Voici ceux que nos équipes ont choisis :
1 – Suivre le pilotage des tâches d’un projet grâce aux étiquettes de Trello
Trello est un classique en la matière. Qu’il s’agisse de piloter un simple projet étudiant ou la production de livrable en agence. L’interface simple, collaborative et intuitive a pu agréger de nombreux types d’activités. Cette plateforme est un couteau suisse ! Mais comme tous les couteaux suisses, elle assure ses missions sans vraiment exceller sur un sujet précis.
On retrouve ici une digitalisation et une augmentation du traditionnel whiteboard et Post-it. Cette pratique, certes, donne un air de sérieux à un espace de travail, se trouve être, aux dernières nouvelles, difficilement accessible par navigateur web.
L’avantage de Trello ? En étant l’un des premiers sur le marché des outils de pilotage de projets en ligne, la plateforme a su optimiser sa comptabilité. L’outil s’intègre en effet avec la plupart des messageries professionnelles (comme Slack), tout en améliorant ses finesses de paramétrage.
On pourra notamment découvrir des modules de connexion avec la plupart des hébergements de fichiers en ligne, comme Dropbox ou Google Drive. De quoi optimiser votre workflow efficacement et pairer les tâches aux ressources qui leur correspondent.
Parmi les features à disposition, on trouvera également des checklists de progression des tâches. Mais aussi des filtres précis pour affiner la recherche sur les tableaux d’activités et généralement une interface claire. Cette dernière permet une synthèse rapide, à travers la représentation visuelle de tableaux et d’étiquettes.
C’est donc une première étape pour optimiser sa productivité. Nous allons voir que des outils plus poussés peuvent venir impacter votre productivité de manière considérable.
2 – L’arsenal collaboratif de Notion
Notion est un véritable vivier de fonctionnalités, compatible avec la plupart des outils collaboratifs. Il s’agit d’un outil de pilotage de projets très flexible, qui prend en charge l’intégration avec plus de 200 applications (Slack, Gmail, Mailchimp, Salesforce…).
L’intégration d’outils extérieurs et l’obtention de données relatives aux performances des équipes permettra à vos collaborateurs de présenter leurs résultats plus efficacement. Il est par exemple proposé par l’outil de faire interagir Notion avec Google Data Studio. De même, les outils plus classiques, comme PowerPoint, peuvent bénéficier du travail collectif, à distance et en temps réel, mis en place par cet outil.
On pourrait également citer le plan gratuit de Notion, qui donne déjà accès à la plupart des fonctionnalités de l’application. Si vous lancez votre business et que vous n’avez pas encore de budget à allouer à ce type d’outil, ce peut être une solution optimale.
3 – Booster sa productivité grâce à Toggl
Il y a deux écoles : celle à qui un minuteur donne des sueurs froides, et celle qui considère son tic-tac comme un appel au défi. Si vous êtes de ce second camp, Toggl est peut-être l’outil qu’il vous faut pour améliorer votre productivité.
Il s’agit ici d’un compteur de temps simple mais subtil. Il est notamment possible de suivre ses projets et le temps qui leur sont consacrés. Tout cela grâce à une simple barre d’entrée de tâches.
L’outil est compatible avec de nombreux outils de pilotage, et des plateformes de gestion de contenu. En l’occurrence, vous pourrez intégrer Toggl avec Asana, Github ou JIRA.
4 – La boîte à outils interactive de Slack
Est-il encore nécessaire de présenter Slack ? Et d’ailleurs comment le présenter ? Est-ce un chat, un outil de pilotage de projets, une plateforme d’agrégation de données collaboratives ? Tout cela et même plus.
Il s’agit alors peut-être d’explorer les fonctionnalités cachées de Slack permettant d’améliorer sa productivité. Ou plutôt celles que nous n’utilisons pas au summum de leur potentiel. Par exemple, saviez-vous qu’il est possible de créer une alerte sur votre compte personnel en fonction de mots-clés ? Il peut arriver que certains sujets qui concernent votre service se perdent dans les nombreux échanges de la plateforme. Cette simple configuration vous permettra par exemple de recevoir une alerte mail dès que les mots rédaction, Keeze ou lino motif tigre apparaissent dans un message. Pour ce faire, il suffit d’aller dans la partie notifications de vos paramètres.
De même, il est possible d’ajouter des flux RSS personnalisés à votre messagerie interne. Dans un objectif de veille social médias et publication de contenus, par exemple, vous pourrez être notifié directement sur Slack d’une nouvelle parution vous concernant. Pour cela, il suffit d’entrer la commande /feed subscribe **URL** dans votre messagerie. Il convient d’ajouter que la partie URL est dédiée à l’adresse de votre flux. duh.
Il vous sera ainsi possible d’animer vos workshops grâce à leur préparation via des polls organisés directement sur vos canaux d’équipe.
5 – Mettre en place la gamification de sa productivité à travers EngageBay
Le moins connu de notre sélection. EngageBay, a pour ambition d’augmenter votre productivité à travers les principes de la gamification des tâches.
Vous trouverez sur cet outil une formule complète salade tomates oignons. Incluant des fonctionnalités de CRM, de Marketing automation et de relations client. Chaque tâche accomplie correspond à un système de gratification permettant aux collaborateurs de gagner des points et de figurer sur des classements par équipe.
Le grand argument face à d’autres plateformes comme Hubspot se situe donc dans la capacité de cet outil à engager ses collaborateurs de manière innovante. Autre avantage plus pragmatique, les prix, sensiblement inférieurs à ceux du leader en la matière, pour des fonctionnalités similaires.
Mais alors, quel outil de pilotage de projet choisir pour augmenter votre productivité ?
Bien entendu, la réponse est plus complexe qu’il n’y paraît, puisqu’il est question de trouver un outil qui convient non seulement à votre workflow existant, mais aussi à votre activité. Souvent, les outils de pilotage de projets ne sont pas communs à toute une entreprise, mais à une équipe précise, pour se rapprocher au mieux des options qui peuvent profiter à sa productivité.
Par exemple, pour une équipe ayant pour mission de livrer des contenus (comme celle écrivant ces lignes), nous opterons pour un combo Notion/Toggl. Ce mix nous permet d’avoir une visibilité sur l’avancement des projets tout en améliorant constamment le workflow. Ainsi, nous pouvons éliminer les points de friction dans le processus de production.
