Comment lutter contre la réunionite et booster son efficacité en s’équipant des bonnes méthodes ? Il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer, surtout si on débute son activité où qu’on est en pleine croissance. Voici quelques éléments de réponse :
Pourquoi la réunionite est source d’inefficacité
Le Courrier International a raison là-dessus, la réunionite est source de perte de productivité pour de nombreux cadres, qui passent en moyenne jusqu’à 25h par semaine aux réunions. Ce temps-là n’est donc pas accordé à leurs missions clés !
1 – Choisir le bon cadre pour stimuler la créativité
Choisir le bon cadre est une évidence, mais les critères diffèrent en fonction de celui ou celle à qui on va poser la question.
On peut néanmoins rappeler quelques évidences salutaires : le lieu de réunion doit permettre à tous de s’exprimer, la lumière naturelle est essentielle pour garder tout le monde au fait de ses capacités et l’espace doit être suffisant. On doit également faire des pauses fréquentes.
Car paradoxalement, le plus important pour rester efficace au travail sont les pauses qu’on va faire entre chaque session.
2 – Une préparation minutieuse, l’ingrédient secret d’une réunion productive
Quelles sont les conclusions, les décisions tranchées et les mises au point attendues ? L’ordre du jour tend-il clairement vers un sentiment d’accomplissement ou s’agit-il juste d’une habitude ?
Autant qu’on puisse aimer les réunions hebdomadaires, il n’est pas rare que celles-ci finissent en récit du week-end. Nous n’avons rien contre les discussions de machines à café en format Zoom, mais il est peut-être judicieux d’y accorder un temps dédié.
Pour cela, il faut un peu de méthode.
On préparera donc chaque réunion de manière à ce que celle-ci apporte à tout le monde quelque chose, ce qui permettra aussi d’en réduire le nombre et éviter ainsi la réunionite aigüe dont de nombreuses organisations souffrent.
3 – Comment maîtriser l’art de la gestion du temps en réunion ?
Vous avez sûrement entendu parler de la méthode Bezos. On l’appelle aussi couramment la méthode dite de la “pizza”. 3 règles qui nous permettent à la fois de cadrer la gestion du temps en réunion, mais aussi le nombre de participants (deux paramètres intrinsèquement liés) :
- Le nombre de personnes présentes lors d’une réunion à escient ne doit pas excéder 8 personnes
- Le temps pour 8 personnes de manger ces deux pizzas correspond au temps maximum d’une réunion
Sinon vous avez aussi la méthode Musk, si une personne ne prend pas la parole pendant toute la durée d’une réunion, elle n’y est plus conviée. Radical.
4 – Fixer des objectifs SMART pour des réunions efficaces
On entend par objectifs SMART un acronyme vu et revu lors des séminaires de management. Ces lettres correspondent à des cases qu’un objectif idéalisé pourrait cocher :
- Specific,
- Measurable,
- Achievable,
- Relevant,
- Time-bound.
Pour les non-shakespeariens, cela nous donne “cadré, mesurable, réaliste, pertinent et défini dans le temps”.
5 – Créer une dynamique participative pour une réunion engageante
On en vient donc au comportement des individus dans chaque réunion. Celle-ci dépend par définition de la participation et de la bonne volonté de tous les participants. Comment les relations interpersonnelles s’articulent et comment le management aborde les situations de conflit qui constitue le lit et le plancher voulu ?
Créer un sentiment de motivation et mobiliser l’énergie de tous tient autant à des paramètres de contexte que management.
Un élément central reste néanmoins de venir avec quelques munitions. Pour résoudre un problème : des pistes de solution et pour brainstormer efficacement, un cadre et une question précise.
Nouveau paradoxe, c’est bien souvent avec des sujets où des questions trop larges qu’il est difficile d’avoir des idées pertinentes.
6 – Optimiser l’usage de la technologie pour booster l’efficacité des réunions
On connaît déjà quelques outils comme Klaxon ou Slido. Ces derniers peuvent aider à cadrer et engager la discussion lors d’une réunion, créer des schémas, faire des quizz, des jeux et à peu près tout ce qu’on peut imaginer pour donner un peu de piquant à ce moment.
Pensons au delà quelques instants, je vous présente les nouveaux outils développés grâces à des intelligences artificielles, qui permettent non seulement de comprendre les mots dits à l’oral lors d’une réunion, mais aussi de les formater sous forme de notes tout en les reliant à des données et ressources existantes.
On peut noter Superpowered.ai ou Fellow ou Metaview en anglais. Il s’agit tout bonnement d’un secrétaire de réunion qui ne dit pas son nom. Fini donc la corvée de prise de notes.
7 – L’importance vitale des pauses pendant les réunions
Comme évoquer plus haut, conserver une productivité élevée implique de faire des pauses fréquentes. Mais penchons-nous plus en avant sur le sujet quelques instants.
On estime la durée de concentration moyenne d’une personne à 90min (le temps d’un match de foot, comme par hasard). Ainsi, la longueur de la pause influe directement sur la productivité et la capacité à créer, et c’est le cas pour tout le monde (malgré ce que certains entrepreneurs sur LinkedIn affirment, après avoir expliqué n’avoir besoin que de 30min de sommeil/nuit).
On pourra donc prendre cela en compte la prochaine fois qu’une AG s’étend sur 3 heures. C’est souvent même une source de tension, les personnes fatiguées ont les nerfs à vif, sont moins capables de penser de manière calme et objective, ce qui débouche non seulement sur des erreurs, mais aussi des conflits.
8 – L’art de la synthèse pour consolider les acquis de la réunion
Avant même de disposer d’une intelligence artificielle pour s’assurer de l’exactitude et s’occuper de la prise de note de réunion, faudrait-il encore pouvoir structurer ses notes et savoir ce dont on attend de cette affaire.
Nous pourrions commencer par deux catégories d’items à faire ressortir de chaque réunion : les enseignements et les actions.
Ces deux éléments structurent la valeur ajoutée de la réunion (et prouvent ainsi qu’elle a été utile, par la même occasion).
9 – Assurer un suivi efficace pour garantir la mise en œuvre des décisions
Une fois ces actions posées, il faut aussi disposer d’une méthodologie et de conditions de succès acceptées par toutes et tous pour aboutir à un suivi central, efficace et régulier des actions envisagées dans le cadre de la réunion.
Pour cela, on pourra se fier à des points faits de manière synchrone (réunion classique) ou asynchrone, via le Teams de l’équipe ou un centre de ressources partagées comme Notion ou Sharepoint.
10 – Renforcer l’esprit d’équipe pour des réunions harmonieuses et productives
On ne le dira jamais assez, le team-building n’est jamais du temps perdu. Qu’il s’agisse de faire intégrer de nouvelles personnes dans l’équipe ou de relancer une nouvelle dynamique, les séminaires et autres activités collectives permettent de solidifier un groupe.
Pour cela et si vous cherchez un lieu, nous avons quelques idées.
Salles de réunion optimisées : la voie royale vers une meilleure productivité
Chez Keeze, le bien-être et l’efficacité sont indissociables. C’est pourquoi nous proposons chaque jour à des centaines d’équipes des espaces où se retrouver, échanger et créer.
Si vous tenez à suivre les points évoqués précédemment, c’est qu’un écrin lumineux et aéré fera votre plus grand bonheur et celui de vos équipes.
Quelle surprise, c’est également notre cœur de métier.
